嘉兴市档案局关于印发《嘉兴市市级机关纸质档案数字化实施细则》的通知

发布日期:2015-06-24 访问数:
 

 

 

嘉 兴 市 档 案 局 文 件

嘉档发〔 2015 6

 

 

嘉兴市档案局关于印发《嘉兴市市级机关纸质档案数字化实施细则》的通知

 

市级机关各部门、市直属各单位 :

加强纸质档案数字化加工,规范化、标准化采集数字档案资源,是实现档案信息资源库整合融合、共建共享、长期有效的基础性工作,根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》( DA/T31-2005 )和省有关标准、规范,结合本地实际,现制定《嘉兴市市级机关纸质档案数字化实施细则》,请遵照执行。

 

附件:嘉兴市市级机关纸质档案数字化实施细则

 

                                       嘉兴市档案局

                              2015 6 5

附件:

 

嘉兴市市级机关纸质档案数字化实施细则

   

1   范围

本细则规定了市级机关、 市直属单位 纸质档案数字化的主要技术要求, 其他单位的档案数字化加工参照本细则执行

本细则适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

2   纸质档案数字化的基本要求

2.1 数字化对象的确定原则

属于归档范围且永久或 30 年(长期)保存、符合国家有关规定的档案须列入数字化加工范围。

2.2 纸质档案数字化的定义

采用扫描仪对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

2.3 基本环节

纸质档案数字化的基本环节主要包括 : 档案整理、目录 著录 、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

2.4 过程管理

在档案数字化加工过程中,要建立健全纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案实体和数据安全。 档案专用的 电脑和扫描仪等数字化设备要与互联网物理隔离,用专用移动介质保存和转移数字化成果。

3   档案整理

档案整理必须符合《归档文件整理规则》( DA/T22-2000 )、《科学技术档案案卷构成的一般要求》( GB/T11822-2008 )等标准规范的要求,目录数据应符合《嘉兴市市级机关、市属企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)》的要求,必录项目不得缺失。著录内容必须完整、规范、准确,发现不合格的数据应进行修改或重录。目录建库可以选择 XLS DBF XML 等通用的数据格式。

4   档案扫描

4.1 扫描方式

4.1.1 根据档案幅面的大小( 16 开、 A4 A3 A0 等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件,需分别扫描。

4.1.2 纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

4.2 扫描色彩模式

4.2.1 页面为黑白两色的普通文件、档案可采用黑白或灰度模式扫描。

4.2.2 需永久或 30 年(长期)保存、向市档案馆移交的档案,一般应采用彩色模式进行扫描。

4.3 扫描分辨率

4.3.1 扫描分辨率一般应当选择≥ 150dpi 。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,应适当提高分辨率。

4.3.2 需要进行 OCR 汉字识别的档案,扫描分辨率应当选择≥ 300dpi

4.3.3 图纸类文件扫描分辨率应当选择≥ 200dpi

4.4 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。

5   图像处理

5.1 图像数据质量检验

5.1.1 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。

5.1.2 发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

5.1.3 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

5.2 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于 1 度。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

5.3 去污

应遵循在不改变档案记录信息的前提下,去除数字图像中影响阅读的杂质,如黑点、黑边、黑线、圈划的标记等,以提高图像的整洁度。对黑边的去除不得简单地运用裁边的方法进行。

5.4 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

6    OCR 识别

6.1 除手写稿、报表、图纸之外,扫描的图像能够进行 OCR 识别的,都要进行 OCR 识别。

6.2 OCR 识别的图像生成双层 PDF 格式保存,文本层在上,图像层在下。

7   图像存储与命名

7.1 存储格式

7.1.1 扫描文件采用双层多页 PDF 或多页 PDF 格式存储。

7.1.2 照片采用 JPG 格式存储。

7.2 图像文件的命名

7.2.1 命名原则

以纸质档案目录数据库为依据,将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

7.2.2 命名格式

7.2.2 .1 命名格式(一)

案卷级整理的纸质 档案扫描,其图像文件命名格式按照《嘉兴市市级机关、市属企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)》规定执行,由全宗号、目录号、案卷号、页(张)号所组成,各字段间用“—”连接,即以 xxx-xxx-xxx-xxx.PDF 表示,数据结构见下表:

字段名称

字段类型

字段长度

全宗号

字符

4

目录号

字符

3

案卷号

字符

4

页(张)号

字符

3

7.2.2 .2 命名格式(二)

文件级整理的纸质档案扫描, 其图像文件命名由全宗号、年度、保管期限、档案室编件号等四部分组成,各字段间用“ - ”连接,即以 xxx-xxxx-xxxx-xxxxx.PDF 表示,数据结构见下表:

字段名称

字段类型

字段长度

字段值

全宗号

字符

4

 

年度

字符

4

 

保管期限

字符

4

永久、长期、30年、10年、短期

档案室编件号

字符

5

 

全宗号用四位代码标识,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“ J ”(暂不标注);后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“ 002 ”表示建国后 2 号全宗。

年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“ 2015 ”表示 2015 年。

保管期限用文字标识。如: 永久、长期、 30 年、 10 年、短期。

8   数据挂接

8.1 汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过在线或离线方式加载到数据服务器。通过编制程序或借助相应软件,实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。

8.2 交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。

9   数据验收

9.1 目录数据验收

以全宗的一个或多个目录为单位,随机抽查 5% 的数据,对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查 ( 对照档案原件 ) 。其中,档号的合格率要求达到 100% ,其他项目抽检合格率要求达到 95% 以上(含 95% )。合格率=抽检合格文件数 / 抽检文件总数× 100%

9.2 图像数据验收

以全宗的一个或多个目录为单位,随机抽查 5% 的条目数据相对应的图像数据,对图像数量及其图像内容的准确性进行检查 ( 对照档案原件 ) 。图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致,扫描图像完整性要求达到 100% 正确。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标,要求抽检合格率达到 95% 以上(含 95% )。合格率=抽检合格文件数 / 抽检文件总数× 100%

10   数据备份

10.1 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

10.2 备份方式

为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。

10.2.1 在线备份

目录和扫描档案一般都应采用磁盘、磁带库等载体进行在线存储备份,保证档案的利用与安全。

10.2.2 离线备份

凡用作长久保存和需要移交至市档案馆的档案,应采用离线方式进行刻盘备份。备份载体可选用 DVD 光盘。目录应与其相应的扫描档案保存在同一光盘上。

10.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

10.4 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

10.5 备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

11   数字化成果管理

11.1 可选用在线和离线方式,配合相应的软件对数字化成果进行管理。

11.2 应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。

11.3 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

12    数字化加工场所管理

12.1 数字化加工场所要配备监控设施,人员进出要进行登记。

12.2 数字化加工人员不得将私人物品(如手机、水杯、挎包等)带入加工场所。

 

 

 

 

嘉兴市档案局办公室                   2015623印发